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Agent Administratif Ecole Municipale des Arts et Loisirs

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La Ville de Saint-André recrute pour l’Ecole Municipale des Arts et Loisirs :

1 ADJOINT ADMINISTRATIF A TEMPS NON COMPLET 28/35e

Mission globale du poste : Secretariat de l’école

Activités principales :
• Inscriptions - réinscriptions – facturation

Réception et information du public au secrétariat de l’école, par téléphone et par mail.

Prise des inscriptions et réinscriptions principalement en début et en fin d’année scolaire et de façon sporadique dans le courant de l’année (400 élèves environ).

Enregistrements des renseignements concernant chaque élève, réception des documents à fournir, répartition des élèves dans les différents cours (maîtrise logiciel Imuse et Excel).

Contrôle et classement des documents demandés et réclamation des pièces manquantes.

Gestion des locations et restitution d’instruments.
Inventaire du parc instrumental avec la direction.

Chaque trimestre, facturation des frais de cotisations et de location d’instruments ( Imuse ), édition des factures.
Enregistrement et gestion des bons CAF Activ+.

• Organisation de la rentrée scolaire :

Après les inscriptions, établir les listes d’élèves des différents cours pour les professeurs (Excel) ainsi que les feuilles de présence.
Informer élèves et parents

Organisation de la rencontre parents - professeurs à la rentrée scolaire (répartition des professeurs dans les différentes salles pour l’accueil du public) affichage des listes d’élèves, orientation des élèves et des parents, informations au public.

Après cette rencontre, saisir les horaires des cours individuels, remettre à jour les listes en fonction des changements (fréquents en début d’année ).

Recueillir auprès des professeurs les demandes de fournitures et de matériel et les transmettre à la Direction.
Demandes de devis, établir les demandes de bons de commande, réception des bons puis suivi des commandes, contact avec les fournisseurs.

Avant la fin du mois d’octobre, renseigner la demande de subvention au conseil départemental.

• Organisation des examens

Recueillir les textes des épreuves, établir les dossiers d’examen pour chaque classe, Imprimer et diffuser les épreuves.

Etablir le planning des examens, salles, jours, horaires ainsi que pour les répétitions avec piano.

Contacter les jurys pour chaque épreuve, préparer leurs dossiers (rappeler niveaux, critères et renseignements administratifs pour la paie …).

Après les examens recueillir les résultats, les afficher, les archiver.
Mise à jour des résultats dans le suivi des élèves.

• Auditions et concerts – projet d’école

Etudier en collaboration avec la directrice, les professeurs et éventuellement les responsables d’autres structures ou autres associations la programmation de manifestations en fonction de la disponibilité des locaux et du matériel.

Etablir un planning de répétitions, recueillir les besoins en matériel, communiquer au service Logistique les demandes de transport de matériel.
Réaliser affiches et affichettes pour l’information du public, invitations, convoquer la presse, faire les déclarations à la SACEM.

Peut être amené à accueillir le public lors de certaines manifestations ou aider à installer une exposition.
Peut être amené à gérer un contrat d’emploi ponctuel (musicien intervenant…).

• Préparation en fin d’année scolaire de la rentrée scolaire suivante

Transmettre par courrier postal, mail et par voie d’affichage les dates et conditions des réinscriptions et des inscriptions.
Répondre aux demandes d’informations du public.
Réaliser en amont le sondage pour les réinscriptions auprès des élèves afin de faciliter l’organisation des cours de la rentrée suivante.
Préparer le changement d’année dans Imuse (en plusieurs étapes).
Prise des réinscriptions et une partie des inscriptions fin juin

• Quotidiennement

Réception, ouverture et tri du courrier.
Accueil téléphonique et physique.
Faire les photocopies des cours ou partitions, imprimer les partitions éditées et transmises par les professeurs pour leur cours.
Etablir régulièrement des bons de commandes après avoir demandé les devis.
Saisie des notes aux professeurs et aux différents services.
Saisie et mise en forme de documents d’information ou autres (maîtrise Word, Excel, Publisher).
Communication par mail, sms, téléphone avec les parents, en cas d’absence d’un professeur, report de cours, absence prolongée d’un élève ...
Contrôler les feuilles de présence.
Etablir des attestations d’inscription.
Suivi du stock de petit matériel et fournitures courantes, réapprovisionnement…
Contrôle des livraisons suite aux commandes. Répertorier les partitions, les tamponner…

• Mensuellement
Transmettre le relevé des heures pour leur paiement.

• Référente archives
Gère les archives de l’école.

Compétences et savoirs requis :

• Qualité d’expression écrite et orale, sens de la communication.
• Facilité d’adaptation ou connaissance de base de l’enseignement artistique.
• Bonne maîtrise de Word, Excel, Publisher, Imuse (après formation).
• Méthode, rigueur, ponctualité.

Horaires de travail :
• Lundi - Vendredi : 13h30-19h
• Mardi – Mercredi - Jeudi : 9h30 - 12h30 et 14h -19h
Soit 35 heures hebdomadaires.
Récupération des 7 heures complémentaires hebdomadaires en période de vacances scolaires.

Votre candidature est à adresser à Mme Le Maire, 38, avenue Maréchal Leclerc – BP 46 – St-André-Les-Vergers – 10431 Rosières Cedex.